身近なところにも、説明が下手な人がいるもの。ビジネスシーンはもちろんですが、暮らしの中でそうした人物に出会うとイライラします。
こういった説明下手な人物というのは、物事を感情的に話していることが多く、論理的に話をするのを不得手としています。先ず自らの感情を中心に伝えようとするので、事柄を順序よく説明することが難しく、その要点がなかなか上手に伝えられません。
ほかにもさまざまな要因がありますが、仕事上では万事的確に伝えるスキルが必要とされ、説明が下手というのは悩むことにもなりかねません。
但し、分かりやすく説明する能力を身につければ、将来的に仕事やプライベートでも大いに役立ちます。ここでは、主旨の理解が不充分なことも多い、説明が下手な事を改善する対処法を紹介しています。
主旨の理解が不充分なことも多い、説明下手な状況を改善する対処法
| 1.相手に理解して貰いたい気持ちや配慮が伝わるというもの
聞き取りやすいようにはなすということ。慎重な口調でゆっくりと喋ることで、相手に理解して貰いたい気持ちや配慮が伝わるというもの。
もし疑問な点などあれば質問しやすいよう、適切な間合いを取りながら、先方の返事や表情を確認しつつ説明をします。説明上手な人物というのは、相手側の疑問や理解を把握しながら、そちらの視点に立ち話を進められるもの。
| 2.台本的なものを用意しておくと、説明をする際スムーズに
話す以前に説明したい内容をまとめておくということ。商談をはじめプレゼンや会議など説明をする場面では、どうしても不安感や緊張が強くなってしまうもの。
絶対に伝えたい要点や説明内容のポイントを事前にまとめ、簡単な台本的なものを用意しておくと、説明をする際スムーズにいきます。
きちんと事前準備を整えることで説明内容に対する理解も深まり、自然に伝えるべき大切な点の情報も整理されることに。
| 3.要点を幾つか伝えるだけでも大体のことは理解できること
同じことは繰り返さないで、端的に要点だけを述べるということ。何度も内容を繰り返したり長く伸びた説明は、先方を疲れさせることになるもの。
説明下手を改善していくためには、要点と結論をシンプルに伝えることが重要で、要点を幾つか伝えるだけでも大体のことは理解できることに。
上司へ説明や報告をするケースでは、承諾が得られスタートは何時で責任者は誰、という具合に要点と結論をきちんと並べて絞れば無駄がありません。
| 4.説明上手になるためのトレーニング内容や具体的練習法
本を読みプレゼン力を高めるということ。上手に説明できる技術や、論理的思考法が解説された書籍を読むのも改善法の一つ。
情報整理の仕方や文章の組み立て方など、説明を伝える能力を習得することができ、周囲との意志疎通も良好になることに。
説明上手になるためのトレーニング内容や具体的練習法を紹介する書籍もあるので、本格的に自身を転換したい人にはおすすめ。
| 5.判って貰えているかを確認しながら進めるのがポイント
確認しながら説明を継続するということ。説明をする際は相手の表情や目を見て、判って貰えているかを確認しながら進めるのがポイント。
何か思い浮ぶような様子や不思議そうな顔をしていれば、何か疑問点がありますかと声がけするようにします。疑問点を詳しく解説しながら、相手の理解の水準に寄り添って説明をしていけば、説明下手は改善されていくもの。
説明が下手ですみませんということもあるもの、そんな詳しい原因面
| 1.話題の内容が前後したり、唐突に別の話題に飛んだりし
会話を組み立てて話せないということ。主観的で感受性に恵まれた人は、事柄を順序立て論理的に伝えるのが不得手というもの。
思い浮かんだことをそのまま喋ってしまうので、話題の内容の順序が入れ替わったり、唐突に別の話題になり分かり難くなってしまうことに。
話の流れにも筋道が通っていないので要点も把握し難く、話が回りくどいイメージを強く感じさせてしまいます。
| 2.はっきりしていない、分かりやすく伝えられず説明が下手
届けたいことが一つにまとまっていないということ。意見が曖昧模糊なまま話を始めると、ポイントは不明確で何が言いたいのか判らないもの。
何のための説明や伝えた後に相手にどうして欲しいのかを、事前に明確にできていないのが説明下手の原因の一つ。相手に一番伝えたいことがはっきりしていなければ、正確に伝えることができず説明が下手ということに。
| 3.配慮や足りていないので、自分勝手な説明の仕方になる
聞く側への思いやりが足りていないということ。どんな伝え方が理解しやすいのか、正確で簡潔に伝えるにはなど、聞き手に気配りが足りないのも要因の一つ。
機械音痴の人には専門用語を避けたり、忙しい人にはポイントを絞り短く説明など、聞く相手により伝え方を工夫できないのが説明下手な人。先方への思い遣りや配慮が足りていないので、自分勝手な説明の仕方になるのが悪いところ。
説明が下手を敬語にしたい局面もあるもの、そうした人の共通する特徴
| 1.思い浮んだことをそのまま口にする、話の流れも滅茶苦茶
会話の内容や時系列が破綻しているということ。説明が下手な人物は頭の中に思い浮んだことをそのまま口にするので、話の流れも滅茶苦茶で要点が分からないもの。
同じことを繰り返し喋ってみたり、話の内容が後先になるのは、説明下手とされる人の代表的な特徴。一つの話題から四方八方に話が飛ぶこともあり、聞く側としては話についていけず混乱してしまうことに。
| 2.疑問を抱くことになり、話の内容に向かって集中できない
主語を飛ばして喋ることが多いということ。会話の最中に主語が抜けると、誰の話なのかが聞く方に伝わり難くなるもの。
聞く側は説明の途中で、これは誰のことを指してのかと疑問を抱くことになり、話の内容に向かって集中できません。また、誰のことかと確認を差し挟む手間も増え、聞く側を苛立たせてしまうことにも繋がります。
| 3.自らの感覚と他の人の感覚は同じだと考えて話をしがち
説明内容が抽象的過ぎて判らないということ。説明する際に具体的な数字がないと、イメージが曖昧になるので、聞く方としては概要を理解できないもの。
仕事関連で在庫はゆとりがあるので心配無用と漠然と説明をすれば、勘違いから後々トラブルが生じる可能性もあります。説明が下手な人物は主観が強い傾向にあり、自らの感覚と他の人の感覚は同じだと考えて話をしがち。
| 4.内容を自身が理解できていなかったりするケースもある
主旨をまとめていないということ。もっとも伝えたいことや結論を意識せず説明をした場合、結果的に何も伝わらず聞く側を困惑させるというもの。
説明が下手と呼ばれる人物は、事前に論点整理ができていなかったり、内容を自らが把握できてなかったりする事例も。届けたい主旨が曖昧なままでは、プレゼンや説明が分かり難いものになるのは当たり前というもの。
| 5.理解できていない、また趣旨を明確に整理できていない
質問をされたとき、答えられないということ。これは説明した内容を自らがしっかり理解できていない、また趣旨を明確に整理できていないというもの。
何故説明するのか、聞く側に何を伝えるべきかが判っていないので、質問に対しても上手く答えられません。また、内容の理解不足により聞く側の質問意図を正確に理解できず、的外れな返答をすることが多いのも説明が下手な人の特徴の一つ。
引き寄せの法則で、説明が下手を払拭。
まとめ
ここでは、そうした人物に出会うとイライラします。主旨の理解が不充分なことも多い、説明下手な状況を改善する対処法を紹介しました。その機会には、ぜひお役立てください。
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